همه چیز درباره انعقاد قراردادهای الکترونیکی کار
با توجه به پویایی حوزه مدیریت منابع انسانی و روابط کار و افزایش درخواستهای کارفرمایان مبنی بر انعقاد قراردادهای کار الکترونیکی برآن شدیم تا ضمن تبیین و تشریح شرایط انعقاد قراردادهای الکترونیکی کار نحوه اجرا و انعقاد این قراردادها را به تفصیل بررسی کنیم. این مقاله تلاشی است هر چند کوچک در جهت بروزرسانی دانش روابط کار و مدیریت منابع انسانی و اهتمامی است در جهت تسهیل تنظیم روابط کار.
به طور عموم همه عقود و قراردادها از لحاظ شرایط اساسی صحت قرارداد تابع احکام و قواعد عمومی قراردادها میباشند و وجه تمایز قراردادهای الکترونیکی از سایر قراردادها ابزار بیان اراده است. با توجه به مفاد قانون تجارت الکترونیکی مانعی در بیان الکترونیکی اراده وجود ندارد و « داده پیام » در حکم نوشته تلقی شده و امضای الکترونیکی یا امضای دیجیتال که با شرایط بیان شده در قانون تجارت الکترونیکی و سایر قوانین مرتبط صادر گردیده است دارای صحت و اعتبار قانونی است. (نظریه مشورتی شماره ۷ اداره کل روابط کار و جبران خدمت وزارت تعاون کار و رفاه اجتماعی به شماره ۹۰۳۲۱ مورخ ۱۴۰۲/۰۵/۰۳)
بنابراین با توجه به توسعه درخواست انعقاد قراردادهای الکترونیکی، در صورت رعایت مقررات مرتبط در قانون مدنی، قانون کار و قانون تجارت الکترونیکی، قراردادهای کار الکترونیکی نیز واجد اعتبار قانونی خواهند بود مگر آنکه بر خلاف تشریفات مقرر قانونی و به طور ویژه بر خلاف قانون تجارت الکترونیکی تنظیم گردند. (نظریه مشورتی شماره ۷ اداره کل روابط کار و جبران خدمت وزارت تعاون کار و رفاه اجتماعی به شماره ۹۰۳۲۱ مورخ ۱۴۰۲/۰۵/۰۳)
مزایا و فوائد انعقاد قراردادهای الکترونیکی کار
۱- کاهش هزینههای انعقاد قراردادهای کار فیزیکی
انعقاد قراردادهای کار الکترونیکی نیازمند استفاده از نیروی انسانی، کاغذ و دستگاه چاپ است که بدین وسیله قرارداد کار فیزیکی تهیه و تدوین و در اختیار طرفین قرارداد کار یعنی کارگران و کارفرما قرار گیرد. انعقاد قراردادهای الکترونیکی و ارسال مفاد قرارداد کار در قالب داده پیام از طریق روشهای نوین الکترونیکی موجب کاهش هزینهها منجمله حذف کاغذ و دستگاه چاپ میگردد.
۲- صرفه جویی در وقت و ارتقاء سرعت انعقاد قرارداد کار الکترونیکی نسبت به قراردادهای کار فیزیکی
فارغ از زمانی که در خصوص تدوین قراردادهای کار فیزیکی صرف میگردد، طرفین قرارداد کار منجمله کارگر باید زمانی را به منظور مطالعه مفاد قراردادکار اختصاص دهد و کارفرمایان نیز باید زمینه حضور کارگران در واحدهای اداری، کارگزینی یا منابع انسانی را به جهت امضا و تائید قرارداد کار تدوین شده فراهم نمایند. مضافا اینکه اغلب کارگران با توجه به ضیق وقت امکان مطالعه کامل مفاد قرارداد کار را پیدا نمیکنند که این موضوع موجب از بین رفتن توازن رابطه کار میگردد، اما با انعقاد قراردادهای کار الکترونیکی، مفاد قراردادکار در قالب داده پیام برای تلفن همراه کارگر ارسال و کارگر فرصت کافی برای مطالعه مفاد قرارداد کار خواهد داشت، ضمن اینکه در انعقاد این نوع از قرارداد کار نیازی به حضور کارگر جهت امضای قراردادکار نخواهد بود. همچنین تمامی نسخ قراردادهای کار الکترونیکی را میتوان در لحظه برای کارگران ارسال نمود و بایگانی قراردادهای ارسال شده در حساب کاربری کارگر باقی میماند که این موضوع نیز باعث ارتقاء سرعت در انعقاد قراردادهای کار میگردد.
۳-افزایش ضریب امنیت و استناد قرادادهای الکترونیکی کار
با انعقاد قراردادهای کار الکترونیکی اولا زمینه اخذ قراردادهای کار سفید امضاء توسط برخی از کارفرمایان سودجو برطرف شده و ثانیا با کارسازی فرایند امضای دیجیتال در قراردادهای کار الکترونیکی از ادعای جعل و انکار امضاء، توسط طرفین قراردادکار جلوگیری می شود و امنیت اطلاعات به نحو چشم گیری افزایش پیدا میکند.
۴- سازگاری با محیط زیست از طریق حذف نسخ قراردادهای کار فیزیکی
حذف نسخ فیزیکی قراردادهای کار که متناسب با تعداد کارگران در کارگاهها چاپ و استفاده میشود میتواند صرفه جویی قابل توجهی در مصرف کاغذ را موجب گردد، به عبارت دیگر رواج انعقاد قراردادهای الکترونیکی با توجه به حذف کاغذ موجبات کمک به محیط زیست را فراهم میآورد.
تفاوت قراردادکار فیزیکی با قرارداد کار الکترونیکی
تفاوتی که قراردادهای کار الکترونیکی با قراردادهای کار فیزیکی دارند ابزار بیان اراده است به عبارتی طرفین رابطه کار در قراردادهای فیزیکی اراده خود را در انعقاد قرارداد کار با مطالعه مفاد قرارداد کار تنظیمی و پذیرش آن و از همه مهمتر امضاء یا اثر انگشت اعلام داشته اما این بروز اراده در قراردادهای الکترونیکی باید توسط ترکیبی از ارسال «داده پیام» و « امضاء الکترونیکی یا امضاء دیجیتال » به منصه ظهور و بروز برسد.
داده پیام چیست؟
«داده پیام» در قراردادهای الکترونیکی کار همانا عبارتست از متن یا اطلاعات قرارداد که با ابزار الکترونیکی و فناوریهای دیجیتال از طریق درگاههای الکترونیکی همچون ایمیل معتبر یا پیام رسانها تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش میشوند. بنابراین داده پیام همان مفاد قرارداد کار الکترونیکی میباشد که از سوی کارفرما برای کارگر ارسال میگردد.
امضای الکترونیکی
مجموعهای از دادهها در قالب یک فایل دیجیتالی یا سمبل است که به قراردادها و سایر اسناد که خود نیز در قالب فایل میباشند، الصاق میگردد. امضای الکترونیک نشان از قصد شخص برای موافقت با محتوای سند مورد امضاء داشته و همچون امضای دست نویس که روی کاغذ درج میگردد، دارای بار و مفهوم حقوقی بوده و بروز دهنده قصد و رضای امضاءکننده نسبت به سند مورد امضاء میباشد.
مستند قانونی امضاء الکترونیکی : مطابق بندی از ماده ۲ قانون تجارت الکترونیک: «امضای الکترونیکی عبارتست از هر نوع علامت منضم شده یا به نحو منطقی متصل شده به داده پیام (Data Message) که برای شناسایی امضاءکننده داده پیام مورد استفاده قرار میگیرد.»
اعتبار قانونی امضاء الکترونیکی : قانون تجارت الکترونیکی ایران در ماده ۷ اعتبار قانونی امضای الکترونیک را اینگونه بیان میکند که : هرگاه قانون، وجود امضا را لازم بداند، امضای الکترونیک مکفی است. پس با توجه به مفاد این ماده، امضای الکترونیک خود بهتنهایی و بدون نیاز به امضای دستی برای قانون کفایت میکند.
ماده ۱۰ قانون تجارت الکترونیکی مصوب ۱۷/۱۰/۱۳۸۲ در خصوص امضاء الکترونیکی مطمئن، شرایطی را احصاء نموده است :
ویژگیهای امضاء الکترونیکی
الف) نسبت به امضاء کننده منحصر به فرد باشد.
تشریح: امضای الکترونیکی مطمئن باید طوری طراحی شده باشد که فقط یک نفر خاص بتواند از آن استفاده کند مانند امضای دستی که مختص فرد است.
کارگر یا کارفرما باید گواهی دیجیتال شخصی خود را داشته باشند. (مثلا صادر شده توسط مرکز میانی مورد تائید مرکز ریشه کشور)
به عنوان مثال: اگر کارفرما یک شرکت است، امضاء الکترونیکی باید متعلق به شخصی باشد که حق امضاء دارد نه هر کارمند معمولی.
از طرف کارگر نیز باید امضائی باشد که فقط خودش به آن دسترسی دارد و امضایی که با شماره تلفن همراه دیگران زده یا از ایمیلی عمومی ارسال شده است قطعا صحیح نبوده و مصداق بند ۱ ماده ۱۰ قانون تجارت الکترونیکی نخواهد بود.
ب) هویت امضاء کننده داده پیام را معلوم نماید.
تشریح: باید بتوان از طریق امضاء، به طور قابل اطمینان فهمید چه کسی آن را انجام داده، یعنی امضا ناشناس نباشد. به عبارتی امضای الکترونیکی باید شامل اطلاعات هویتی دقیق کارگر یا کارفرما باشد.
1- گواهی دیجیتال یا گواهی کلید عمومی، سندی الکترونیکی است که یک امضای دیجیتال را به کار میبرد تا یک کلید عمومی را به یک هویت مثل نام شخص یا سازمان و آدرس و اطلاعاتی از این دست، نسبت دهد.
2- مرکز ریشه (یا مرکز ریشه صدور گواهی الکترونیکی کشور ): یک نهاد حاکمیتی تحت نظارت وزارت صنعت، معدن و تجارت است که وظیفه اصلی آن ایجاد زیر ساخت اعتماد الکترونیکی در کشور میباشد.
مثل :
- نام و نام خانوادگی کامل
- کد ملی
- تاریخ صدور و زمان (مشتمل بر ساعت، دقیقه)گواهی یا امضا
- شماره همراه متعلق به فردی که با آن اقدام به امضاء الکترونیکی مینماید
لازم به ذکر است که این اطلاعات معمولا در گواهی دیجیتال رسمی درج میشود. در نتیجه، اگر روزی اختلافی حادث گردد، میتوان اثبات کرد چه کسی قرارداد را امضاء نموده است.
ج) به وسیله امضا کننده و یا تحت اراده انحصاری وی صادر شده باشد.
تشریح: فقط خود فرد امضا کننده باید کنترل و دسترسی به ابزار امضای خود را داشته باشد.
به عنوان مثال: اگر کارگر رمز عبور گواهی امضای دیجیتال خود را در اختیار دیگری گذاشته باشد، این شرط نقض شده است. کارفرما هم باید مطمئن باشد که فقط مدیر دارای حق امضا، از امضای دیجیتال استفاده کرده و کارمندی که به صورت تصادفی به سیستم دسترسی داشته از امضای دیجیتال استفاده ننموده است.
این موضوع در زمان بروز اختلاف اهمیت ویژهای داشته چون امکان انکار امضاء به حداقل میرسد.
د) به نحوی به یک « داده پیام » متصل شود که هر تغییری در آن « داده پیام» قابل تشخیص و کشف باشد.
تشریح: امضای الکترونیکی مطمئن باید تضمین کند که محتوای پیام (قرارداد) بعد از امضا تغییر نکرده و اگر تغییری رخ ده، سیستم مجددا بایستی فرایند امضاء الکترونیک را طی کند. به عبارت دیگر اگر کارگر و کارفرما قراردادی را امضا کنند و سپس هر یک از آنها بخواهد متن را ویرایش کند و یا تغییر دهد، سیستم امضای دیجیتال باید این تغییر را نپذیرفته و مجددا اقدام به طی نمودن مراحل امضاء الترونیک نماید، به همین جهت باید از سامانههایی استفاده شود که نسخه نهایی امضاء شده را قفل یا هش دیجیتال تولید میکنند (مانند فایل PDF دارای تاییدیه امضای دیجیتال).
انواع امضای الکترونیک
امضاهای الکترونیک به دو دسته کلی ساده و پیشرفته تقسیم میشوند.
- امضای الکترونیک ساده: این نوع امضاء همان تعریفی را دارد که در بند «ی» ماده ۲ قانون تجارت الکترونیک به آن اشاره شده است. امضای الکترونیک ساده میتواند به راحت ترین اشکال ممکن انجام گیرد و پیچیدگی خاصی ندارد. برای مثال پذیرفتن شرایط، قوانین و مقررات یک وب سایت یا حتی نوشتن نام خود در انتهای یک ایمیل نوعی امضای الکترونیک ساده است. نوع دیگر امضای الکترونیک شامل هرگونه امضاییست که از پیش روی کاغذ درج و سپس اسکن شده و به اسناد و مدارک الصاق میگردد.
- امضای الکترونیک پیشرفته: این نوع امضاء با نام امضای الکترونیک مطمئن نیز شناخته میشود که در ماده ۱۰ قانون تجارت الکترونیک مورد شرح قرار گرفته است. این نوع امضاء، با توجه به ویژگی هایی که دارد، از امنیت بسیار بیشتری نسبت به امضاهای الکترونیکی ساده برخوردار است.
1- هش دیجیتال یک اثر انگشت دیجیتالی از دادهها است. یعنی یک رشته کوتاه عددی – حروفی که از یک متن (مثل یک قرارداد کار ) به دست میآید. ویژگی مهم هش این است که اگر فقط یک نقطه در متن تغییر کند، هش کاملا تغییر میکند.
مثال : فرض کنید یک نسخه قرارداد کار شامل ۳ صفحه است. از این قرارداد کار یک هش دیجیتال تولید میشود ( مثلا …d25rI89Bdf…) در صورتی که یک کلمه از قرارداد کار حذف یا اضافه شود هش جدید به (…b987JHfis…) تغییر خواهد کرد. یعنی سیستم بلافاصله متوجه تغییر قرارداد کار تولید شده میشود .
آیا امضاء الکترونیکی با امضاء دیجیتال متفاوت است؟
بسیاری از افراد ممکن است تفاوتی بین امضای دیجیتال و امضای الکترونیک قائل نباشند و تصور نمایند که این دو امضاء هیچ تفاوتی با یکدیگر ندارند و این در حالی است که امضای دیجیتال تفاوتهای قابل توجهی با امضای الکترونیک داشته و تنها یکی از انواع امضای الکترونیک محسوب میگردد .
امضای دیجیتال نوعی فرآیند رمزنگاری نامتقارن و دارای مکانیزمی امنیتی میباشد که برای تأیید صحت پیامها یا اسناد دیجیتال است. امضاء دیجیتال در حال حاضر پیشرفته ترین نوع امضای الکترونیک بوده که از طریق فرآیندهای برنامه نویسی شده به منظور رمزگذاری و نیز رمزگشایی دادهها مورد استفاده قرار میگیرد.
خلاصهای از مراحل اجرایی انعقاد قراردادهای کار الکترونیکی با امضاء الکترونیکی
1- در مرحله نخست کارفرما میبایست قرارداد کار را بر اساس قانون کار تنظیم و در سامانهای که به همین منظور توسط مراکز میانی (که از مراکز ریشه مجوز لازم را دارند) ایجاد گردیدهاند بارگذاری نماید. این فایل میتواند بصورت فایل PDF در سامانه ذخیره گردد و کارگر امکان دانلود آن فایل را داشته باشد.
2 – کارگر باید در سامانه مذکور اقدام به احراز هویت نماید. بدیهی است سامانه مورد نظر باید زیر ساخت لازم جهت احراز هویت کارگر را داشته باشد. از این روی کارگر قادر خواهد بود با ورود اطلاعاتی از قبیل شماره ملی، تاریخ تولد و شماره همراه، عملیات احراز هویت را انجام دهد. اطلاعات مذکور، با کمک سامانههای استعلام اطلاعات هویتی اشخاص، صحت سنجی و النهایه پس از اطمینان از مشخصات هویتی و همچنین اطمینان از مالکیت شماره تلفن همراه به نام کارگر، این فرایند به پایان میرسد. اکنون کارگر میتواند اقدام به امضاء قرارداد الکترونیکی کار نماید.
3- پس از احراز هویت، کارگر میتواند قرارداد تنظیمی را مطالعه نموده و سپس اقدام به امضاء الکترونیک نماید. لازم به ذکر است شماره OPT (Online password token) به شماره همراهی که مالک آن کارگر میباشد و از پیش صحت سنجی گردیده است ارسال و کارگر با وارد نمودن شماره OPT در فضای اختصاص یافته، تائید خود را اعلام داشته و امضاء الکترونیکی صورت میپذیرد . بعد از امضاء قرارداد کار، قرارداد کار تولید شده باید دارای تاریخ، ساعت باشد و نسخه نهایی تولید شده برای کارگر ارسال و یا قابل دانلود باشد.
به قلم حسن احتسابی (کارشناس ارشد، محقق و مدرس روابط کار)